Planification
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Comment planifier l'instauration de l'accès adapté?
- Une personne est nommée pour représenter le groupe d’agentes administratives dans plusieurs sites, afin de faciliter les rencontres avec la direction;
- Configurer l’horaire du médecin en fonction du temps se rapprochant le plus possible de la durée réelle de ses consultations; certains calculs sont effectués en tenant compte des horaires déjà préétablis, donc s’il y a de l’« Overbooking », celui-ci ne sera pas considéré dans le calcul des statistiques;
- Normaliser les types et durées des rendez-vous;
- Placer des « bulles » pour indiquer à partir de quelle date les plages seront disponibles pour des rendez-vous; OU placer l’information dans la note générale;
- Il peut être pertinent de débuter la prise d’appels par les secrétaires 15(30) minutes plus tard après l’ouverture de la clinique et 15(30) minutes plus tôt avant la fermeture, afin d’avoir le temps de se préparer ou de terminer certaines tâches ou pour une petite rencontre d’équipe avant le début et à la fin de la journée;
- Mettre à la disposition de la clientèle ou fournir sur demande des « petits mémos » :
- Pour les heures d’ouverture et rendez-vous rapides de la clinique médicale;
- Etc.
Rendez-vous en mode accès adapté
Dorénavant, les rendez-vous sont lissés dans l’horaire en fonction de l’offre suggérée par le médecin en accès adapté.
On a constaté que les patients qui obtiennent un rendez-vous au moment où ils en ont besoin sont présents à leur rendez-vous. Le taux d’absentéisme est donc réduit.Pistes de solutions pour l’agente administrative