Planification

C’est un élément clé de la réussite de votre projet. On doit se rappeler des notions suivantes :

Consensus

• Un groupe de travail doit être formé et un médecin doit en assurer la direction. Il sera votre « champion » de l’accès adapté. L’absence d’un « leader » du projet s’avère fréquemment la source d’échec du projet;
• L’adhésion réelle des médecins est une condition importante de l’atteinte des objectifs;
• Se fixer un délai réaliste pour la réussite de la mise en fonction du projet et de sa pérennité. Il s’agit d’un changement profond de la culture de votre organisation. Il faut donc planifier sur plusieurs mois afin que celui-ci crée des changements positifs et durables. Toutefois, l’absence de gains à court terme peut démobiliser les troupes. Idéalement, il faut viser 4 à 6 mois et identifier des objectifs réalistes à court, moyen et long terme. À cette fin, sélectionner des indicateurs et les suivre;
• Pouvoir compter sur l’appui interprofessionnel : connaître tous les services et soins que les autres professionnels peuvent prodiguer;
• Enlever aux professionnels de la santé le travail inutile en s’assurant qu’ils effectuent le travail de professionnel qu’eux seuls peuvent effectuer; Pistes de solutions pour le médecin
• Les participants doivent pouvoir s’exprimer et réaliser des consensus sur la gestion des rendez-vous afin d’éviter qu’il y ait des écarts importants d’un médecin à l’autre dans la gestion des rendez-vous;
• Élaborer les stratégies permettant d’utiliser adéquatement et selon ce qui s’avère être le plus efficace quant aux services offerts par les professionnels du GMF;
• Si nécessaire, amorcer une analyse de la charge de travail de l’équipe de soins;
• Revoir les processus de soutien spécifiques et voir comment les améliorer (messages et communications, compléter des formulaires);
• Une réflexion serait appropriée quant au temps alloué aux tâches plus longues qui pourraient être effectuées différemment.

Modification de l’horaire des rendez-vous

• S’il existe une liste de rappels : tant qu’elle n’aura pas été épurée, ce sera pratiquement quasi impossible de réaliser ce tour de force. Idéalement, la liste doit normalement être vidée complètement ou elle doit être minimaliste et ne contenir qu’un nombre restreint de personnes vulnérables à placer à l’horaire au cours des prochains mois, afin d’éviter qu’ils ne soient oubliés (CSST, suivis grossesse, santé mentale, personnes très vulnérables);
• Progressivement, viser une offre équilibrée pour chaque période permettant de répondre à tout type de clientèle. S’assurer qu’il y ait dans l’horaire de chaque médecin participant :
  • ± 45 % de rendez-vous donnés 15 jrs et moins (codes ADA);
  • ± 35 % de rendez-vous donnés 15 jours et plus (codes BUR, PEC, CSST ou GROS) pour des rendez-vous qui sont attribués sur une base de 4 à 6 semaines;
  • ± 20 % de rendez-vous donnés la veille ou la journée même, soit :
    • 1 plage de rendez-vous rapide (codes URG, RVR ou SRV) par demi-journée de présence à la clinique médicale, afin de répondre à un besoin urgent d’un patient qui, autrement, devra être placé dans les plages du sans rendez-vous ou encore devra se présenter à l’Urgence; ce qui nuirait à l’assiduité du médecin;
    • 1 plage de 24-48-72 heures (codes ADA24, ADA30 ou ADA48) pour combler les besoins qui peuvent attendre cette période, et ce, pour chaque demi-journée ou journée selon les besoins.
• Lorsqu’un patient requiert des rendez-vous d’une durée plus longue étant donné ses problèmes médicaux complexes, en informer l’agente administrative pour la prise de rendez-vous;
• Dans le message d’accueil du téléphone de la clinique, il peut être efficace d’ajouter les options pour rediriger les appels pour :
  • Heures d’ouverture;
  • Renouvellement de prescriptions;
  • Compléter formulaire SAAQ ou CNESST;
  • Rejoindre directement un autre professionnel;
  • Inscription à un médecin pour la clientèle orpheline;
  • Etc.
• Si une politique pour les retards n’est pas encore établie dans votre GMF, il serait peut-être le moment opportun de la planifier. On ne parle pas ici d’un ticket modérateur, mais bien d’une mise en garde concernant le privilège d’obtenir un rendez-vous avec leur médecin, afin que les patients soient reconnaissants en étant présents lors de chacun de leur rendez-vous ou en motivant leur absence suffisamment à l’avance.